Precisely! Emerging Clarity from the Field: Sampling or Census? Cost or Investment? >
During a recent visit with a microfinance partner in Senegal, a colleague and I encountered two of the most discussed issues related to the PPI: the kind of collection with associated advantages and disadvantages and the organization’s attitude toward cost. This blog is also available in French below the English copy, thanks to Absa Gueye, APSFD Senegal.
After a sleepless night plagued by jet lag, Babacar Sambe, our West African Regional Representative, and I set out early one morning for Thies, Senegal to visit the head office of Caurie Microfinance. Caurie is a partner of Catholic Relief Service (CRS) Mision II Africa, Oikocredit, Terrafina Microfinance, and a member of APSFD Senegal*. Through its connection to these networks, Caurie participates as one of the two flagship microfinance institution (MFI) members of the PPI Users Collaborative in Africa (PUCA) initiative.
Caurie completed its PPI pilot in the first half of 2010, and is ready to begin its implementation this year as its MIS, Perfect, supplied by a Togolese company, now has the module to store PPI data. Caurie has been assisted through its pilot process by Absa Gueye, APSFD’s SPM manager, with me and Babacar providing advice and support as needed. Our trip was an opportunity for Babacar and me to get a greater understanding of Caurie’s proposed implementation approach and to ensure that the project managers were considering the pros and cons of the sampling approach they planned to pursue. We understood that Caurie intended to use a sampling approach in its implementation and we wanted to raise some questions; sampling is generally more complicated than practitioners recognize, especially when there is a desire to track the sample over time to measure clients’ progress.
We met with Andre Youm, one of Caurie’s SPM managers (also head of the operations department). As we began our discussion around the sampling approach outlined in the written implementation plan, Andre leapt to the issues that would complicate the sample, such as: what happens to the representativeness of the sample over time in face of organizational change – perhaps the addition of new branches – drop-outs or exiting clients. I smiled and said “Precisely!” We were there to make sure Caurie understood from the planning stage of the implementation approach that changes to the organization or the sample itself could limit the way in which the data are used and what they represent.
As we discussed the operational implications of a sampling approach – having to organize the sample yearly and mobilize staff for its collection, Andre explained that because of this, Caurie was now considering a limited census application of the PPI. When I inquired if there was a budget to do a limited census as I imagined that it might be slightly more expensive as compared to the initial budget created for the sample approach, he stopped, looked at me, and said,
“We see this as an investment, not as a cost. We are investing in SPM (PPI included) because we believe we will see a return on our investment.”
Once again, I said, “Precisely!”
Andre had hit the nail on the head! When many practitioners think of SPM, they generally translate the associated or marginal expenses as sunk cost-- costs incurred that cannot be recovered and have a fixed benefit (rent for instance). But I would argue that expenses associated with SPM are an investment with potential for different types and amounts of return.
With respect to the PPI, the investment is arguably minimal and the return is potentially very high for organizations that visit clients’ home as a part of normal business procedures, have a good information management team (for data management and processing), and strong existing research capacity. Organizations lacking any of these will need to make a greater investment in their internal capacity to obtain the most from PPI use. Hence, such organizations may have a smaller return in the first few years, but will have the potential for larger returns in subsequent years.
*APSFD Senegal is the flagship partner of the CRS Mision II Africa.
Traduit en francais par Absa Gueye de APSFD Senegal:
Exactement! Clarté émergeant du terrain : Echantillonnage ou recensement ? Coût ou investissement ?
Lors d’une visite récente dans une institution de microfinance partenaire au Sénégal, un collègue et moi avons rencontré deux des sujets les plus discutées sur le PPI : La méthode de collecte avec des avantages et des inconvénients associés, et l'attitude de l'organisation vis-à-vis du coût.
Après une nuit sans sommeil infestée par le décalage horaire, Babacar Sambe, notre représentant régional en Afrique de l’Ouest et moi avons pris très tôt le matin la route de Thiès - Sénégal pour visiter la Direction Générale de CAURIE Microfinance. CAURIE est un partenaire du Catholic Relief Services (CRS), Mision II Afrique, Oikocredit, Terrafina Microfinance, et membre de l'APSFD Sénégal. Par sa relation avec ces réseaux, CAURIE participe en tant que réseau phare des deux institutions membres de l’initiative du Réseau Collaboratif des Utilisateurs du PPI en Afrique (PUCA).
CAURIE a accompli sa phase pilote du PPI dans la première moitié de 2010, et est prêt à commencer sa mise en œuvre cette année puisque son SIG, acquis auprès d’une entreprise togolaise PERFECT, a développé un module pour stocker les données du PPI. CAURIE a été assistée dans sa phase pilote par Absa Gueye, la coordonnatrice du Projet de Gestion des Performances Sociales à l’APSFD, Babacar et moi-même fournissant le conseil et l'appui nécessaire. Notre voyage était une occasion pour Babacar et moi d’avoir une large compréhension de l’approche de mise en œuvre proposée par CAURIE et de s’assurer que les responsables du projet en interne considéraient les avantages et inconvénients de la méthode d’échantillonnage qui était envisagé de suivre. Nous avions compris que CAURIE avait l’intention d’utiliser une approche par échantillonnage dans la mise en œuvre et nous avons voulu soulever quelques questions ; l’échantillonnage est généralement plus compliqué comme le reconnaissent les praticiens, particulièrement s’il y a un désir de suivre l'échantillon dans le temps pour mesurer le progrès des clients.
Nous avons rencontré André Youm, un des responsables de la Gestion des Performances Sociales de CAURIE (aussi Directeur des Opérations). Comme nous commencions notre discussion autour de l'approche par échantillonnage décrite dans le plan d'action élaboré, André a sauté sur deux questions qui compliqueraient l'échantillonnage, tel que : ce qui va arriver dans le temps par rapport à la représentativité de l'échantillon si des changements surviennent dans l'institution ? – exemple l'ouverture de nouvelles agences - des abandons ou sorties des clients ? J'ai souri et j’ai dit « exactement ! » Nous étions là pour nous assurer que CAURIE avait compris à partir de l'étape de planification de l’approche de mise en œuvre qui change selon l’institution ou l'échantillon lui-même pourrait limiter la manière dont les données sont utilisées et ce qu’elles représentent.
Pendant que l’on discutait les implications opérationnelles d'une approche par échantillonnage, - devant organiser l'échantillon annuellement et mobiliser le personnel pour la collecte, André a expliqué cela pour cette raison, CAURIE prenait en compte un recensement limité dans l’application du PPI. Quand je me demandais s'il y avait un budget pour faire un recensement comme j'ai imaginé qu'il pourrait être légèrement plus couteux par rapport au budget initial créé pour l'approche par échantillonnage, il s'est arrêté, m’a regardé et me dit :
« nous voyons ceci comme un investissement, pas un coût. Nous investissons dans la Gestion des Performances Sociales (le PPI inclus) parce que nous croyons que nous verrons un retour sur notre investissement. »
encore une fois, j'ai dit : « exactement ! »
André se gratta la tète! Quand beaucoup de praticiens pensent à la Gestion de Performances Sociales, ils traduisent généralement les dépenses associées ou marginales en coûts perdus – les coûts engagés qui ne peuvent pas être récupérés et ayant un avantage fixe (le loyer par exemple). Mais je soutiendrai que les dépenses associées à la Gestion de Performances Sociales sont un investissement avec un potentiel de retour sous diverses formes.
En ce qui concerne le PPI, l'investissement est vraiment minime et le retour est potentiellement très élevé pour les institutions qui font la visite aux clients à domicile comme partie intégrante des procédures normales de travail, ont une bonne équipe de gestion de l'information (pour la gestion des données et le traitement), et la forte capacité existante de recherches. Les institutions qui manquent un peu de tout cela, auront besoin de réaliser un plus grand investissement dans leur capacité interne pour obtenir le plus de l’utilisation du PPI. Par conséquent, de telles institutions peuvent avoir un plus petit retour dans les premières années, mais auront le potentiel pour de plus grands retours dans les années suivantes.
*L’APSFD Sénégal est l'association phare, partenaire de CRS / Mision II Afrique.
Sharlene Brown is a Program Officer with the Grameen Foundation Social Performance Management Center, handling trainings for MFIs in Sub-Saharan Africa and Middle-East/North Africa. Sharlene is based out of Washington, DC.
